Le ou la titulaire du poste est responsable de la gestion des aspects administratifs et opérationnels liés à la pratique de son avocat ou avocate, afin d’assurer son bon fonctionnement et son efficacité. Le ou la titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec les équipes des services de soutien afin de soutenir la prestation des services aux clients et la gestion globale du groupe de pratique.

Soutien à l’avocat ou à l’avocate et aux clients

• Acquérir et maintenir une bonne compréhension de la pratique, des priorités et du style de travail de l’avocat ou l’avocate, en veillant à ce que les principaux processus et exigences soient consignés par écrit et tenus à jour.
• Gérer et trier les communications reçues, répondre aux demandes habituelles, transmettre en temps opportun les dossiers urgents ou sensibles aux personnes concernées, et enregistrer les courriels et leurs pièces jointes dans le système de gestion documentaire du cabinet, conformément aux directives.
• Rédiger la correspondance destinée aux clients conformément aux exigences établies par l’avocat ou l’avocate et celles du cabinet.
• Gérer de manière proactive le calendrier de l’avocat ou de l’avocate, en veillant à établir efficacement les priorités parmi ses engagements et à respecter les échéances clés. Vérifier que les réunions sont correctement programmées et que tout le matériel nécessaire ainsi que les informations exactes concernant les participants sont disponibles.
• Gérer tous les aspects liés aux voyages, notamment la réservation des vols et des hébergements, la préparation d’itinéraires détaillés et les rapports de dépenses.
• Soutenir l’avocat ou l’avocate à l’égard des obligations réglementaires et des exigences en matière d’agrément, notamment les adhésions à des associations professionnelles, le respect des obligations de formation continue obligatoires et les déclarations correspondantes. Gérer les biographies de l’avocat ou de l’avocate et coordonner leur participation aux conférences et aux activités externes, en collaboration avec le service Marketing et développement des affaires.
• Fournir un soutien administratif courant, notamment en matière de rédaction, de mise en page, de révision, de relecture, de mise en évidence des modifications et de gestion des versions, en collaboration avec les spécialistes - Traitement de documents pour la production de documents complexes et les exigences techniques avancées en matière de mise en page.
• Coordonner la répartition des tâches au sein de l’équipe afin d’assurer un soutien administratif continu à l’avocat ou l’avocate, notamment en cas d’absences, de congés et pendant les périodes plus occupées.
• Collaborer avec les Services de traitement de documents, les adjoints administratifs et les autres ressources administratives afin de coordonner les demandes de travail, de suivre l’avancement des tâches, de vérifier l’exactitude des tâches achevées et de respecter les délais fixés.
• Établir des relations de travail solides entre les différentes équipes des services de soutien afin de résoudre les problèmes, de rationaliser les processus et de respecter les délais de livraison.
• Fournir un soutien et des conseils aux collègues et aux nouvelles recrues.
• Contribuer aux initiatives à l’échelle du cabinet, à l’amélioration des processus et aux projets spéciaux visant à soutenir les priorités du cabinet.

Fonctions liées aux aspects financiers 

• Collaborer avec l’avocat ou l’avocate pour veiller à la facturation des heures de travail dans les délais prescrits et faire les suivis requis.
• En collaboration avec l’équipe de facturation, gérer l’ensemble des processus de facturation, notamment en assurant le suivi des travaux en cours, en préparant et en vérifiant les factures pro forma, et en veillant à l’exactitude des descriptions, des escomptes et des modalités de tarification. S’assurer que les factures sont finalisées et émises conformément aux directives du client et aux normes du cabinet.
• Assurer le suivi des dossiers faisant l’objet de modalités de rémunération alternatives, en veillant à l’exactitude des tarifs et des escomptes convenus, en surveillant les budgets et en fournissant régulièrement des informations financières à l’avocat ou à l’avocate.
• Préparer et tenir à jour les rapports relatifs aux heures de travail et à la facturation pour l’avocat ou l’avocate et les clients, en indiquant la situation financière, les tendances et les éléments en suspens à traiter si nécessaire.
• Faciliter le paiement des factures de tiers et des frais de dépôt, en veillant à l’exactitude des informations, aux autorisations requises et à la soumission dans les délais, conformément aux exigences des fournisseurs.
• Gérer le traitement des dépenses conformément aux délais et aux directives établis, notamment en vérifiant, en transmettant et en assurant le suivi des rapports de dépenses, selon les besoins.

Gestion des risques 

• Rédiger des lettres de mandat pour examen par l’avocat ou l’avocate et contribuer aux processus de prise en charge des nouveaux dossiers, notamment la création des dossiers, la vérification des conflits d’intérêts et l’examen des directives relatives aux conseils externes afin de garantir le respect des exigences propres à chaque dossier.
• Superviser l’organisation des fichiers électroniques des clients au sein du système de gestion documentaire, en veillant à leur accessibilité, à leur cohérence, à l’intégrité des versions et à leur exhaustivité, conformément aux directives du cabinet.
• Gérer le cycle de vie des activités de partage de fichiers externes, depuis leur création jusqu’au maintien des droits d’accès appropriés, en passant par l’échange sécurisé de documents et le respect des exigences de confidentialité des clients ainsi que des politiques du cabinet.
• Assurer le suivi des dossiers inactifs et des soldes de comptes en fiducie, en collaboration avec l’avocat ou l’avocate, afin de garantir un suivi en temps opportun, la clôture des dossiers, le règlement des soldes et la mise à jour des dossiers, conformément aux politiques du cabinet et aux exigences en matière de conservation des documents.
• Coordonner et prendre en charge les demandes d’audit conformément aux exigences du cabinet en matière de gestion des risques, en collaborant avec les parties prenantes internes si nécessaire.

Marketing et développement des affaires

• Assurer la coordination avec les équipes des services de soutien afin de compiler tous les documents et toute la correspondance nécessaires aux propositions et aux appels d’offres (par exemple, les biographies des avocats, les tarifs de facturation, etc.).
• Gérer les informations relatives aux clients et aux contacts dans InterAction et les systèmes associés.
• Soutenir les activités de développement des affaires de l’avocat ou de l’avocate, en veillant à ce que les initiatives soient coordonnées et correctement enregistrées dans Interaction à des fins de suivi et de rapport.
• Collaborer avec l’avocat ou l’avocate et l’équipe Marketing et développement des affaires pour les soumissions à Chambers, les initiatives axées sur les clients et les événements organisés par le cabinet (par exemple, les débats Munk), notamment en apportant son soutien à la planification et à la mise en œuvre de séances de formation juridique continue non facturables.
• Coordonner les réunions et les événements avec les clients, en gérant tous les aspects logistiques, notamment la réservation des salles de réunion, le choix des lieux, les services de traiteur, les cadeaux promotionnels et les besoins audiovisuels. Collaborer avec les équipes internes chargées de l’organisation d’événements, selon les besoins, pour assurer le bon déroulement d’événements complexes, en veillant au respect des directives du client et des normes du cabinet.
• Assister à l’organiser des voyages de développement des affaires en coordonnant les calendriers, en préparant les itinéraires des clients et des cabinets d’avocats, et en assurant le suivi et les contacts avec les clients.

Soutien lié à la pratique

• Préparer, réviser et gérer les documents relatifs aux litiges et les documents judiciaires (par exemple, les actes de procédure, les dossiers de requêtes, les affidavits, les affidavits de documents, les mémoires, les cahiers de jurisprudence et de doctrine, les recueils, les mémoires de dépens, les dossiers d’appel et les mémoires de médiation), en veillant à leur exactitude, à leur exhaustivité et à leur conformité avec les règles de procédure applicables, les directives pratiques et les exigences juridictionnelles.
• Coordonner les procédures de dépôt, de signification et les démarches judiciaires dans différentes juridictions, en utilisant les systèmes judiciaires, les outils technologiques juridiques et les plateformes de dépôt électronique appropriés.
• Assurer le suivi des délais liés aux litiges, des dates d’audience, des calendriers de procédure, des exigences en matière de prescription et d’autres étapes clés, en coordination avec les processus en place au sein du service afin de garantir une gestion efficace des dossiers.
• Apporter un soutien lors des interrogatoires, des médiations, des audiences, des procès et des appels en coordonnant les aspects logistiques, en préparant les documents nécessaires et en veillant à ce que les formalités administratives soient remplies conformément aux procédures et aux délais applicables.

Qualifications 

• Diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau, administration juridique ou administration de la haute direction, ou dans d’autres domaines connexes.
  
• De 5 à 7 ans d’expérience connexe, de préférence dans un cabinet d’avocats ou un cabinet de services professionnels juridiques. 
  
• Solide connaissance des procédures de litige québécoises, des exigences des tribunaux, des procédures de dépôt de documents et des technologies juridiques, et capacité à maintenir ses connaissances à jour à mesure que les pratiques, les règles et les technologies évoluent. 
  
• Solide connaissance des termes, des documents et des procédures juridiques.
  
• Expérience dans l’utilisation de logiciels juridiques et administratifs, notamment les systèmes de gestion documentaire, les plateformes de saisie des heures et de facturation, ainsi que les outils de gestion de la relation client.
  
• Solide connaissance du fonctionnement d’un groupe de pratique d’avocats, notamment des processus de facturation, des modalités de tarification alternatives, de la gestion des dossiers et des attentes des clients en matière de service.
  
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office.
  
• Bilinguisme complet en français et en anglais.

Compétences principales

• Fait preuve d’un fort engagement envers le service client, en gérant efficacement les priorités concurrentes et en répondant aux besoins des clients.
• Communique clairement et efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit, et collabore efficacement avec les autres.
• Fait preuve d’initiative et de créativité pour trouver des solutions et exploiter les informations et les ressources disponibles afin de résoudre les problèmes.
• S’adapte aux nouvelles technologies, notamment l’intelligence artificielle et les outils émergents, et les utilise efficacement pour faciliter son travail.
  
• Travaille de manière organisée, proactive et efficace, en accordant une grande attention aux détails.
  
• Assume la responsabilité de son travail et fait preuve d’un bon jugement.
  
• Travaille efficacement de façon autonome et au sein d’une équipe.
  
• Fait preuve de réactivité et d’efficacité lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
  
• Traite les informations sensibles relatives aux clients et au cabinet en respectant les règles de confidentialité et de discrétion qui s’imposent.
• Établit et entretient des relations de travail efficaces au sein des services de soutien afin de favoriser la collaboration.
• Fait preuve de souplesse et de réactivité face aux besoins du cabinet, notamment en effectuant des heures supplémentaires et en assurant une présence au bureau lorsque cela est nécessaire.

Il s’agit d’un poste en mode hybride, soit quatre jours en présentiel et un jour en télétravail. Dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration, une présence au bureau plus fréquente est requise aux fins de formation.

Cette offre d’emploi concerne un poste vacant existant.

Le salaire sera déterminé en fonction des compétences, de l’expérience et des qualifications du candidat.

Nous cherchons à utiliser des outils novateurs pour améliorer le processus de recrutement. Nous utilisons donc des outils alimentés par l’IA pour faciliter les étapes initiales de sélection des candidatures. Ces outils nous aident à évaluer les candidatures de manière plus efficace et uniforme en nous concentrant sur les qualifications, l’expérience et les compétences correspondant aux postes. Même si nous utilisons cette technologie, l’équipe des ressources humaines examine toutes les candidatures et prend des décisions de manière équitable et conformément à nos politiques. Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec nous à l’adresse firmadminrecruiting@torys.com.

Chez Torys, nous prônons la diversité dans le cadre de nos pratiques de recrutement, de fidélisation et d’avancement. Nous croyons que la diversité des parcours, des expériences et des points de vue améliore la qualité du travail et enrichit la vie professionnelle. Nous favorisons un milieu de travail inclusif et accessible et offrons des mesures d’adaptation aux candidats en situation de handicap. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à toute étape du processus de recrutement, veuillez communiquer avec Jenny Tavares, directrice générale - Ressources humaines à l’adresse jtavares@torys.com. 

Toute offre d'emploi est conditionnelle à la vérification des antécédents. Ce processus comprend notamment la vérification du casier judiciaire, la vérification des médias sociaux, ainsi que la vérification des antécédents professionnels et des diplômes.