Le représentant ou la représentante - Service à la clientèle gère les activités quotidiennes qui ont lieu dans les espaces ouverts à la clientèle, comme les salles de conférence et la réception, et dans les espaces réservés au personnel, comme les salles de pause et les espaces de bien-être.

Gestion des espaces ouverts à la clientèle 

• Préparer et nettoyer les salles de conférence avant et après les réunions en veillant à répondre à tous les besoins de la clientèle, y compris en matière de services de restauration et de rafraîchissements.
• Configurer (placer) le mobilier modulaire des salles de conférence selon les besoins des réunions.
• Coordonner les services de traiteur et gérer l’offre et le remplissage des rafraîchissements.
• Réaliser des tests de connexion et aider à l’installation de l’équipement technique dans les salles de conférence afin d’assurer le bon déroulement des réunions.
• Maintenir la propreté et l’ordre dans tous les espaces ouverts à la clientèle, y compris les garde-mangers des services de traiteur, les toilettes universelles, les salles d’appel et les vestiaires.
• Remplacer les réceptionnistes pendant leurs pauses, leurs vacances et leurs absences.

Gestion des espaces réservés au personnel 

• Surveiller les fournitures dans les salles de pause chaque jour et, au besoin, réapprovisionner ces dernières afin de veiller à la disponibilité des rafraîchissements et des articles essentiels.
• Assurer le suivi du programme d’entretien de l’équipement de cuisine (principalement les cafetières HLF).
• Maintenir la propreté et l’ordre dans les espaces réservés au personnel, tels que les salles de pause, les espaces de bien-être, les bureaux et les aires communes.
• S’assurer que les avocats en visite disposent des fournitures de bureau nécessaires avant leur arrivée (p. ex., stylos, surligneurs et papier) et remplacer les claviers ou l’équipement, au besoin.

• Une ou deux années d’expérience pertinente, de préférence dans un cabinet d’avocats ou un cabinet de services professionnels.
• Bilinguisme parfait (anglais et français).
• Maîtrise de l’utilisation et du dépannage technique de l’équipement informatique et autre, comme l’équipement pour les présentations, les appareils de téléconférence, les microphones et les photocopieurs.
• Bonne connaissance pratique des logiciels Microsoft Office.
• Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de répondre aux besoins de plusieurs clients simultanément.
• Excellentes aptitudes pour la communication (orale et écrite) et entregent pour interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons de l’organisation, en anglais et en français.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de travailler efficacement de façon autonome ou en collaboration dans un contexte d’équipe.
• Excellent sens de l’organisation et bonnes compétences en gestion du temps afin d’établir les priorités et de respecter les échéances avec un minimum de supervision.
• Capacité avérée de travailler dans un milieu professionnel caractérisé par des échéances courtes, où les activités se déroulent à un rythme rapide et où la précision et le souci du détail sont nécessaires.
• Souplesse et esprit d’initiative; aptitude pour le travail de manière indépendante et en groupe.
• Bon jugement, y compris la capacité de traiter des renseignements confidentiels avec la plus grande discrétion.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires le soir et la fin de semaine au besoin.
• Capacité de déplacer (pousser et tirer) du mobilier de salle de conférence (p. ex., tables à dessus rabattable et cloisons amovibles) et de soulever de 50 à 75 livres.

Il s’agit d’un poste entièrement en présentiel.